Pyysimme huippujuontajaamme Oskari Palomäkeä – kirjoittamaan meille muille tapahtuma-alalla töissä oleville Onnistuneen tapahtuman kaavan ja tässä tulos! Oskari ei siis ainoastaan juonna ja moderoi, vaan tekee toimivia ja tarkkoja tapahtumakäsikirjoituksia.
Tapahtuman lentosuunnitelma – Event Flight Plan & Check-list:
- Asiakas/teema/lisäarvo, vastuuhenkilöt eri osa-alueilta, sopimukset.
- Paikka, pohjakartta, rakennusaikataulut, kutsut.
- Teemaan ja yleisölle/pohjakarttaan sopivat ohjelmat.
- Ohjelmille ja pohjakarttaan sopiva ääni -ja valotekniikka.
- Yllätykset. Jos yleisö osaa ennakoida kaikki mitä tilaisuudessa tulee tapahtumaan, kokonaisuus ei tule saavuttamaan kiitettävää arvosanaa. Asialliset tapahtumat tiukoilla protokollilla ovat oma lukunsa.
- Tuotantopäivä: Muista riittävä rakennusaika. Hanki motivoituneet tekijät ja esiintyjät, jotka haluavat antaa kaikkensa juuri tälle tapahtumalle, eikä vain esiintyä.
- 2 h ennen tapahtumaa yhteinen briiffi, jossa turvallisuusasiat, aikataulut etc. käydään läpi vastuuhenkilöiden kanssa.
Lentoonlähtö & Kontrolli – Take-off & Control:
Satsaa alkuun hyvä yllätys, se kantaa pitkälle. Hyvä paikanvalinta annetulle väkimäärälle ja hyvä pohjasuunnittelu näkyy nyt konkreettisesti: Ei isoja jonoja ruokailussa, lavan sijainti optimaalinen, pöytien suunta oikea, äänentoisto kattaa sovitut alueet ja riittävä valo -ja erikoistekniikka tukee kokonaisuutta. Sisääntulo- ja taukomusiikit valittu ennalta toimiviksi.
Tapahtuman valvonta ammattilaisella, joka on koko ajan 1h edellä reaaliaikaisia tapahtumia. Hän tarkastaa edeltä, että kaikki ohjelmat ja asiat tulevat toimimaan. Hän on myös linkki asiakkaan ja esiintyjien välissä.
Illan ohjelman ajoa. Ole koko ajan valmis muutoksiin, jos näet, että niillä saat vielä paremman lopputuloksen. Hyväksytä muutokset päämiehellä ja tee ne. Elä hetkessä, aisti ilmapiiriä.
Laskeutuminen – Landing
Jaksa loppuun saakka. Voi käydä niin, että kun huomaat kaiken toimivan, annat löysää ja ote herpaantuu. Toimi kuten nyrkkeilijä; ote löystyy vasta, kun näet pyyhkeen lentävän ilmassa tai kuulet viimeisen erän konginkaiun. Siihen saakka tarkasti ja ajatuksella.
Tapahtuman päätteeksi muista kiittää kaikkia osa-alueiden tekijöitä ja esimiehiä illan jälkeen. Jokaisen panos on ollut lopputuloksen kannalta äärimmäisen tärkeä.
Valvo, että kaikki asiakkaat ovat turvallisesti poistuneet paikalta kulkuneuvoihin ja paikka tulee sopimuksen mukaisesti siivottua.
Opi & Lepää – Learn & Rest
Kun nämä kaikki on tehty, pika-analysoi tapahtuma. Ole armollinen itsellesi. 10 pisteen tapahtumaa ei vaan tehdä koskaan, jos yleisössä on enemmän kuin 1 katsoja. Tapahtumissa on niin paljon eri tulokulmia ja sitä kautta myös erilaisia mielipiteitä. Mutta aina on parannettavaa. Ennenkuin sammutat viimeisen valon, kiitä myös itseäsi. Olit tehnyt parhaasi, pitänyt sopimuksista kiinni ja järkännyt vielä muutaman yllätyksen. Kotona: vaihda koiran vesikuppi, vedä peitto leukaan saakka ja nuku hyvin. Huomenna on seuraava haaste.
Kun keräät itsellesi tiimiä, niin katso, että jokainen tuo palaveriin pullon kerosiinia. Bensa ei vaan riitä. Vain kerosiinilla voi lentää.
Hyviä tapahtumia Teille kaikille!
Yli 3000 tapahtuman kokemuksella: Moderaattori/Käsikirjoittaja/Juontaja Oskari Palomäki